Vous vous interrogez peut-être sur la transition vers un système de gestion de transport (TMS). Cependant, la mise en place de ce système n’est pas compliquée ! Découvrons dans ce guide complet : comment passer sur un TMS.
Introduction sur la définition d’un TMS
Avant de comprendre comment passer sur un TMS, commençons par une petite définition ! Si vous exercez une activité commerciale ou travaillez dans le secteur du transport, vous savez certainement à quel point la gestion des transports est essentielle. Elle passe par l’utilisation d’un logiciel de gestion de transport (TMS). Ce système aide à organiser les flux de marchandises et est absolument indispensable pour les entreprises qui cherchent à :
– Réduire leurs coûts
– Améliorer la visibilité et la traçabilité de leurs livraisons
– Garantir la satisfaction de leurs clients
En effet, un TMS est vraiment utile à partir de 3 camions en activité ou entre 30 et 50 livraisons par jour, selon vos activités. Découvrez-en davantage sur le Transport Management System.
Les 4 piliers fonctionnels
Optimisation : Organisation des livraisons
Dispatch : Sélection des meilleurs transporteurs en fonction des flux + application mobile
Suivi : Vue en temps réel du terrain (position - statuts - photo - anomalies)
Analyse : Analyse de l'activité (volume - qualité - densité- coûts - motif d'anomalie..)
Enfin, l’analyse de l’activité est l’un des rôles majeurs du TMS. Il s’agit ici d’analyser les données relatives à l’activité de transport. Le TMS peut ainsi évaluer le volume, la qualité et la densité des marchandises transportées, les coûts de transport, les motifs d’anomalie et les performances des transporteurs. Grâce à l’analyse, les entreprises peuvent identifier les axes d’amélioration et les opportunités de réduction des coûts.
À savoir que chaque module peut être utilisé de manière autonome. Par exemple, dans le cas d’une activité B to B avec des tournées fixes et régulières, les modules d’optimisation et de dispatch ne seront pas toujours d’une grande utilité, en revanche le suivi et l’analyse apporterons beaucoup.
Alors comment passer sur ce type d’outil qui amène de l’efficacité et de la productivité au sein des activités livraison ?
La gestion de la donnée
Pour assurer une gestion de données réussie dans un système de gestion de transport (TMS), la première étape est de s’assurer que ces données sont propres et précises. Il est donc crucial de les vérifier avant de les importer dans le TMS.
Certaines informations sont indispensables pour une bonne gestion de données dans un TMS.
Il s’agit notamment des adresses des clients, des jours et des créneaux de livraison, des contacts clients ainsi que des entrepôts de chargement et de déchargement si nécessaire.
Afin d’améliorer la précision de ces données, il est important de les géo-coder. Cette étape consiste à associer une latitude et une longitude à une adresse, ce qui permettra au TMS de calculer plus facilement les distances et les temps de trajet pour chaque livraison.
Il est également essentiel de définir des créneaux de livraison pour chaque adresse. Cela permettra au TMS d’optimiser les tournées de livraison et de minimiser les temps d’attente chez les clients.
Même si toutes les informations ne sont pas disponibles, il est essentiel de les renseigner autant que possible dans le TMS. Cela permettra d’avoir une vue d’ensemble plus complète des opérations de transport et d’optimiser la gestion des flux.
N’oubliez pas que la qualité des données est essentielle pour un TMS performant. En suivant ces conseils, vous pourrez améliorer la gestion de vos flux !
Les bonus pour sublimer l’optimisation des flux
Pour sublimer l’optimisation des flux de livraison, il est important de considérer plusieurs éléments clés tels que :
- le poids et le volume des marchandises par point de livraison
- la référence précise de chaque produit
- l’accès à l’étage ou l’utilisation d’un ascenseur
- le temps de service
Les commentaires de livraison sont également un élément important à considérer pour s’assurer de la satisfaction du client et pour améliorer continuellement le processus de livraison. La traçabilité et la finesse de l’inventaire sont un bonus permettant de garantir une gestion optimale de la logistique et une expérience client satisfaisante.
En considérant tous ces éléments, il est possible d’optimiser les flux de livraison et de garantir une gestion efficace et fluide de la chaîne logistique.
La transmission des données
Step n°1
Un classique fichier xls ou csv peut fonctionner si celui-ci est proprement structuré.
Structurez votre sortie xls pour avoir des formats propres pour vos utilisateurs.
Il s’agit de la transmission des données.
Step n°2
Une connexion API entre votre ERP, WMS, CRM, en bref, tout logiciel hébergeant vos données de livraison.
Cela permet de faciliter les transmissions des infos ainsi qu’offrir un gain de temps aux opérationnels.
En plus de d’envoyer les données de manière automatisée dans le TMS la connexion API peut également remonter les données livraison (photos, statuts, bon de livraison…) directement dans vos outils.
—> Gain de temps : pas besoin de former un vendeur sur l’outil, car il n’aura qu’à remplir son ERP qui remontera les infos importantes dans le TMS – qui sera utilisé par les opérationnels de livraison. On a aussi besoin de moins de temps à consacrer à la formation. Cela permet de gagner en productivité !
—> Envoi et renvoi de l’info
Attention, avant d’envisager une connexion, il faut bien veiller à avoir des données livraison standardisées (adresse, horaire…), notamment les adresses (géocodage / autocomplétion).
—> Champs select ou autocomplete vs champ texte libre
Une connexion API dure en moyenne 1 semaine avec un développeur en connaissance de votre système d’information.
La conduite du changement
Passer sur un TMS amène un certain workflow (méthode de travail) même si celui-ci est fortement personnalisable. Il conduit au changement, car il permet d’être mieux organisé, de faire gagner du temps et donc de l’argent à l’entreprise.
Comment intégrer un TMS à son organisation ?
Passer sur un TMS, qui est un système de gestion des transports, est une étape cruciale pour optimiser les processus logistiques d’une entreprise.
Cette transition vers un nouvel outil nécessite une adaptation de l’ancienne méthode de travail à une nouvelle, mais peut apporter de nombreux avantages.
Cependant, pour tirer pleinement parti du TMS, il est essentiel de comprendre les 4 piliers fonctionnels sur lesquels il repose : l’optimisation, le dispatch, le suivi des livraisons et la facturation.
Néanmoins, passer sur un TMS ne se limite pas à une simple mise en place technique. Il est important de former les utilisateurs à l’utilisation du TMS et de les accompagner dans le changement. Les chefs d’équipe doivent être les acteurs du changement en se familiarisant avec l’outil et en montrant l’exemple auprès de leurs équipes. Ils doivent rassembler tous les collaborateurs autour d’une même manière pour réussir cette transition.
L’accompagnement est également crucial pour favoriser l’adhésion des utilisateurs au TMS. Les chefs d’équipe doivent être disponibles pour répondre aux questions et aider les collaborateurs à surmonter les difficultés rencontrées lors de la mise en place du TMS.
Certains TMS proposent même des experts pour réaliser cette conduite du changement. En étant engagé dans l’accompagnement, il y a de plus grandes chances que les collaborateurs se sentent impliqués et soient ainsi plus enclins à utiliser le TMS de manière efficace.
En somme, passer sur un TMS est une étape clé pour optimiser les processus logistiques d’une entreprise.
Pour réussir cette transition, il est essentiel de comprendre les piliers fonctionnels du TMS, de former les utilisateurs à l’utilisation de l’outil et de les accompagner dans le changement. Avec un engagement fort des chefs d’équipe et des experts en conduite du changement, passer sur un TMS sera un succès pour l’ensemble de l’organisation.
Qui va utiliser le TMS et qui doit être formé ?
- Le responsable planification & transport (optimisation + dispatch)
- L’équipe de préparation de commande (ordonnancement)
- Le service client (suivi)
- Le transporteur (application)
- Le management (pour l’analytique)
Que faire du gain de temps de vos équipes ?
La gestion des tâches chronophages peut rapidement devenir un véritable casse-tête pour de nombreuses entreprises. Cependant, le fait de passer sur un TMS (Transport Management System) peut changer la donne en faisant gagner plusieurs heures par jour sur des tâches qui étaient auparavant chronophages.
Un exemple concret est celui d’un responsable transport qui, grâce au TMS, peut réduire son temps de préparation de tournée de 4 heures à seulement 1 heure. Cette économie de temps lui permet de se concentrer sur d’autres tâches importantes telles que la formation de ses livreurs, l’amélioration de la propreté et de la qualité de sa flotte. Le responsable peut ainsi s’assurer que ses chauffeurs sont en mesure de livrer les produits en temps et en heure tout en garantissant la satisfaction des clients.
Les livreurs, quant à eux, peuvent également bénéficier de cette amélioration. En effet, en gagnant une heure par jour grâce au TMS, ils peuvent prendre le temps de soigner la qualité de leurs relations avec les clients et ainsi contribuer à une plus grande satisfaction de ces derniers. Par exemple, dans le secteur alimentaire, un livreur peut prendre le temps de bien organiser les produits sur les étagères, de répondre aux questions des clients et de créer un lien de confiance avec eux.
En utilisant un TMS, une entreprise peut aussi augmenter le nombre de livraisons effectuées par jour. Avec un nombre de 10 opérations, il était auparavant possible de faire 100 livraisons. Avec le même nombre d’opérations, mais grâce au TMS, cette même entreprise peut maintenant effectuer 120 livraisons, soit une augmentation de 20 %. Cela se traduit par une croissance significative et un retour sur investissement positif.
En conclusion, passer sur un TMS peut avoir un impact notable sur la productivité et le bien-être au travail. En permettant à chacun de se concentrer sur des tâches importantes plutôt que sur des tâches chronophages, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur productivité, mais aussi augmenter la satisfaction des clients et de ses équipes.
Conclusion
En conclusion, passer sur un TMS peut apporter des bénéfices considérables à une entreprise en matière de données, de transport, de transmission de données, de conduite du changement des collaborateurs et d’organisation du temps de travail.
Les avantages financiers et opérationnels comme la diminution des coûts de transport, l’amélioration de la visibilité de la chaîne d’approvisionnement, la gestion plus efficace des stocks, l’optimisation de l’utilisation des ressources et l’amélioration de la satisfaction des clients – peuvent être atteints grâce à un TMS.
Investir dans un bon TMS est donc un choix judicieux pour un business cherchant à améliorer sa gestion de transport et à maintenir sa compétitivité sur le marché. En effet, les avantages obtenus par son utilisation permettent d’optimiser les processus de transport, de réduire les temps d’attente et de simplifier les procédures administratives.
